Manual: Importar contactos en Wintook

Soporte
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Guía de la sección Contactos de Wintook, con foco en la importación masiva mediante un archivo CSV.

Importante
Si vas a partir del archivo de ejemplo, borra primero las columnas id, ip_address, custom_attribute_1 y custom_attribute_2, o cada contacto terminará con atributos personalizados innecesarios llamados literalmente “id” e “ip_address”.

1. ¿Qué es la sección Contactos?

La sección Contactos funciona como la base de datos de clientes de Wintook. Ahí se guarda la información de los usuarios finales con los que has conversado, ya sea a través del widget de chat, de los distintos canales, o mediante cargas manuales.

Puedes acceder desde el menú lateral izquierdo → Contactos.

2. Formas de agregar contactos

2.1 Carga manual: un contacto a la vez

  1. Entra a la pantalla Contactos.
  2. Haz clic en el botón Nuevo contacto (esquina superior derecha).
  3. Completa los campos disponibles (nombre, correo, teléfono, empresa, etc.).
  4. Envía el formulario.

2.2 Carga masiva: archivo CSV

Usa el botón Importar para subir un archivo CSV con muchos contactos de una sola vez. Es el método recomendado cuando migras desde otra plataforma o ya tienes una base de datos armada. Ver detalle en la sección 3.

2.3 Métodos automáticos

Los contactos también se guardan solos cuando:

  • Formularios previos al chat: el cliente escribe su correo y sus datos antes de iniciar la conversación.
  • Mensaje de bienvenida del canal: el cliente proporciona su correo electrónico al responder el saludo del canal.

3. Importar contactos desde un CSV

Paso 1 — Abrir el importador

En la pantalla Contactos, haz clic en el botón Importar de la esquina superior derecha.

Paso 2 — Descargar el CSV de ejemplo

Dentro de la ventana de importación encontrarás el enlace Descargar un ejemplo de CSV. El archivo que se descarga tiene estos encabezados:

id,name,email,identifier,phone_number,ip_address,custom_attribute_1,custom_attribute_2

Ese archivo es solo una muestra de datos, no la lista de columnas disponibles. Hay campos que Wintook reconoce y no aparecen ahí (company, city), y hay columnas del ejemplo que no son campos especiales (id, ip_address, custom_attribute_1, custom_attribute_2).

Si vas a partir de ese archivo, borra primero las columnas id, ip_address, custom_attribute_1 y custom_attribute_2, o cada contacto terminará con atributos personalizados innecesarios llamados literalmente “id” e “ip_address”. Ver sección 4.1.1.

Paso 3 — Elegir el archivo

Haz clic en Elegir archivo y selecciona el .csv de tu equipo. Si te equivocaste, usa Cambiar para reemplazarlo.

Paso 4 — Confirmar

Pulsa Importar. Verás el mensaje: “Se te notificará por correo electrónico cuando la importación esté completa.”

Importante: la importación se procesa en segundo plano, no es instantánea. Cuando termine, los administradores de la cuenta reciben un correo con el resultado.

4. Formato del archivo CSV

4.1 Columnas reconocidas

Columna Obligatoria Descripción
name No Nombre completo del contacto.
email Ver nota Correo electrónico. Debe tener formato válido y ser único en la cuenta.
phone_number Ver nota Teléfono en formato internacional (ej. +5215512345678). Si omites el +, Wintook lo agrega automáticamente.
identifier Ver nota Identificador único propio de tu sistema (ID de tu CRM, ecommerce, etc.).
company No Nombre de la empresa. No viene en el archivo de ejemplo, pero sí funciona.
city No Ciudad. No viene en el archivo de ejemplo, pero sí funciona.
Cualquier otra columna No Se guarda como atributo personalizado con el nombre exacto del encabezado.

Solo cuatro columnas son campos propios del contacto: name, email, phone_number e identifier. company y city se guardan como datos adicionales. Todo lo demás se convierte en atributo personalizado, se llame como se llame.

Nota sobre campos identificadores: cada fila debe traer al menos uno de identifier, email o phone_number. Sin ninguno de los tres, Wintook no puede identificar al contacto y la fila se rechaza.

La columna se llama company, no company_name. Si escribes company_name, el dato no se guarda como empresa: termina en atributos personalizados. Es normal, además, que company y city aparezcan también dentro de los atributos personalizados del contacto.

Las etiquetas no se importan desde el CSV. Una columna labels no crea ni asigna etiquetas: se guarda como texto en un atributo personalizado. Ver sección 6.

4.1.1 Columnas del ejemplo que conviene borrar

Columna Qué hace en realidad
id No es el identificador interno de Wintook ni sirve para nada. Crea un atributo personalizado llamado id con el número de fila. Bórrala.
ip_address No rellena la IP real del contacto. Crea un atributo personalizado llamado ip_address. Bórrala salvo que quieras guardar ese dato como texto.
custom_attribute_1, custom_attribute_2 Son marcadores de posición. Renómbralas con el nombre real de tu atributo (plan, segmento, rfc…) o bórralas.

4.2 Requisitos del archivo

  • Formato CSV separado por comas.
  • La primera fila debe contener los encabezados, escritos exactamente como en la tabla anterior (minúsculas y guion bajo).
  • Codificación UTF-8 sin BOM. Si guardas desde Excel en Windows con la opción “CSV UTF-8”, el archivo incluye unos bytes invisibles al inicio que dañan el primer encabezado y hacen que esa columna deje de reconocerse. Guarda como CSV (delimitado por comas), o exporta desde Google Sheets o LibreOffice.
  • Si un valor contiene comas, la celda debe ir entre comillas dobles.
  • Por precaución, deja name como primera columna: si el encabezado llegara a dañarse, pierdes el nombre pero no la columna que identifica al contacto.

4.3 Ejemplo de archivo

Plantilla recomendada, ya depurada:

name,email,identifier,phone_number,company,city,plan
Clarice Uzzell,[email protected],bb4e11cd-0f23-49da,+498963648018,Acme Inc,Madrid,premium
Marieann Creegan,[email protected],e60bab4c-9fbb-47eb,+15417543010,Acme Inc,Bogotá,basico
Nancey Windibank,[email protected],f793e813-4210-4bf3,+15417543011,Acme Inc,Lima,premium

En este ejemplo, plan no es un campo estándar: Wintook lo guardará como atributo personalizado llamado plan en cada contacto.

No hace falta incluir todas las columnas: puedes importar solo name,email o solo name,phone_number si es lo único que tienes.

5. Cómo maneja Wintook los duplicados

Al procesar cada fila, Wintook busca si el contacto ya existe en la cuenta, en este orden de prioridad:

  1. Por identifier
  2. Si no lo encuentra, por email
  3. Si no lo encuentra, por phone_number
  • Si el contacto ya existe: se actualiza con los datos nuevos de la fila (las celdas vacías del CSV no borran la información existente).
  • Si no existe: se crea un contacto nuevo.

Por eso puedes volver a subir un CSV corregido sin miedo a duplicar registros, siempre que mantengas el mismo identifier, email o phone_number.

6. Etiquetas

Las etiquetas no se pueden asignar desde el archivo CSV. Alternativas:

  1. Usar un atributo personalizado como criterio de segmentación. Agrega al CSV una columna propia (por ejemplo segmento, con valores como vip o mayorista), luego filtra por ese atributo en la pantalla de Contactos y guarda el resultado como segmento. Es el reemplazo directo y no requiere trabajo manual.
  2. Etiquetar después, contacto por contacto, desde el panel lateral de cada ficha.

7. Resultado de la importación y filas rechazadas

Cuando el proceso termina, los administradores reciben un correo con el resumen: cuántos registros se procesaron y cuántos fueron rechazados.

Si hubo filas rechazadas, Wintook genera un archivo de registros fallidos con las mismas columnas de tu archivo original más una columna errors que explica el motivo de cada fallo. Corrige ese archivo y vuelve a importarlo: solo se procesarán esas filas.

Si hubo rechazos es posible que recibas dos correos de aviso en lugar de uno. Es normal y no significa que los contactos se hayan importado por duplicado.

Errores más comunes

Error Causa Solución
Correo inválido o en uso Formato incorrecto, o el correo ya pertenece a otro contacto. Corregir el correo o unificar los registros.
Teléfono inválido o en uso No está en formato internacional, o ya está asignado a otro contacto. Usar el formato +<código de país><número>, sin espacios ni guiones.
La importación falla por completo El archivo está mal formado: comillas sin cerrar, columnas desalineadas. Volver a exportar el CSV desde la hoja de cálculo y subirlo de nuevo.
Se crean contactos incompletos o duplicados sin razón aparente El archivo se guardó con BOM y el primer encabezado quedó dañado. Guardar el archivo en UTF-8 sin BOM (ver 4.2).

8. Después de importar: organizar tus contactos

8.1 Filtros y segmentos

La herramienta de filtros permite combinar varios criterios:

  • Nombre y correo electrónico del contacto
  • Teléfono e identificador
  • Datos geográficos (país, ciudad)
  • Fechas (creación, última actividad)
  • Atributos personalizados

Los filtros se combinan con operadores Y / O y pueden guardarse como segmentos de contactos reutilizables.

8.2 Ordenar

Haz clic en las flechas del encabezado de cada columna para ordenar por: nombre, correo, teléfono, empresa, ciudad, país o última actividad.

8.3 Agrupar por etiquetas

Usa la opción de filtro Etiquetado con para ver los contactos agrupados por etiqueta.

8.4 Notas

Puedes agregar notas con formato de texto enriquecido a cada contacto con el botón Agregar (atajo de teclado: Cmd + Enter).

8.5 Enviar mensajes

Con el botón Nuevo mensaje puedes iniciar conversaciones salientes con un contacto por:

  • Sitio web
  • Correo electrónico
  • SMS
  • WhatsApp

9. Lista de verificación antes de importar

  • El archivo está en formato .csv separado por comas y guardado en UTF-8 sin BOM.
  • La primera fila tiene los encabezados exactos (name, email, phone_number, identifier, company, city).
  • Borraste las columnas id e ip_address del archivo de ejemplo.
  • Renombraste o eliminaste custom_attribute_1 y custom_attribute_2.
  • Usaste company, no company_name.
  • Cada fila tiene al menos uno de: identifier, email o phone_number.
  • Los teléfonos están en formato internacional (+52..., +34...), sin espacios ni guiones.
  • No dependes de una columna labels para las etiquetas.
  • Las celdas con comas internas están entre comillas dobles.
  • Hiciste una prueba con 5–10 filas antes de subir la base completa.